Projekt és üzemeltetés

Ahogy az első bejegyzésben írtam, a projekt egyszeri, kezdő és végdátum közé szorított esemény, aminek a végén ott a produktum. Amikor pedig a projekt véget ér, akkor jön az üzemeltetés (support, rendszertámogatás, ki hogy hívja - én a supportot szoktam meg, legtöbbször ezt fogom használni, viszont az angol nyelvű szakirodalom gyakran emlegeti 'operations'-ként ezt a fázist, érdemes tehát ezt is megjegyezni).
És hogy mi a support? Az, ami nem projekt. Igaz, hogy van kezdő dátuma (megegyezik a projekt végdátumával), de nincs vége: míg a projekt egy átmeneti dolog, addig a support folyamatosan ismétlődő eseményekből áll. A support során a projekt végtermékét támogatjuk, tehát nem mondhatjuk, hogy egyetlen egyedi terméket állítunk elő.
Nézzünk egy hétköznapi példát: az, hogy befüvesíted a kerted egy projekt. Elkezded egy adott napon, felásod a földet, elszórod a fűmagot, locsolgatod és a végén kinő a fű. A projektet sikeresen lezárhatod. Ez után már csak nyírnod kell, mondjuk minden második hét végén. Na ez már viszont üzemeltetés. Hiszen nincs végdátuma (hacsak ki nem szárad a fű), ismétlődő cselekvéseket végzel és nem hozol létre új terméket.
A 5-10 fősnél nagyobb cégeknél ez a két terület általában szervezeti szinten is szétválik: vannak, akik projekteken dolgoznak, és van az ún. support csapat. A kettő között gyakran van jövés-menés, de az is lehet, hogy a projekt lezárása után a projekt csapat tagjai egy újabb projekten kezdenek el dolgozni, és onnantól minden felmerülő problémát a supportosok oldanak meg. Ebben az esetben célszerű már a projekt során néhány embert a supportról bevonni a munkába, hogy megfelelően képzett legyen, ismerje a terméket, a sajátosságokat és az ügyféllel is "megbarátkozzon".
Kis cégeknél egyébként az a gyakoribb, hogy a projekten dolgozók foglalkoznak a későbbiekben is a termék támogatásával, és minél nagyobb egy vállalat, annál inkább szétválik a két terület.
Pont a végtelensége miatt a support sokszor nagyobb üzlet, mint maga a projekt, hiszen évekig, évtizedekig tartó, folyamatos bevételt jelent a cég számára. Éppen ezért, mikor egy projektet árazunk, beleszámoljuk azt is, hogy ez a projekt a lezárás után bizony még pénzt fog termelni, úgyhogy általában 3 év support bevételt hozzáveszünk még a tervezéshez, így sokkal alacsonyabb árat tudunk megadni az ügyfélnek, mintha csak a projekt bevételből várjuk a megtérülést. Hogy mondjak egy egyszerű példát: egy ügyviteli szoftver elkészítésére írnak ki pályázatot. A követelményeket elemezzük és úgy becsüljük, hogy kb. 40.000.000 Ft-ból ki tudjuk hozni. Ha csak ezt néznénk, akkor az ügyfélnek adnánk egy 50 milliós ajánlatot, ő hanyatt vágná magát és elfogadná valaki más ajánlatát, aki ennél kevesebbet kér. Ehelyett figyelembe vesszük azt is, hogy a projekt lezárása után havi 800.000 Ft-ért rendszert követünk az ügyfélnek, ami azt jelenti, hogy éves szinten 9.600.000 Ft fog befolyni tőle. Természetesen a supportot végző embereknek is van költségük, legyen mondjuk havi 400.000 Ft. Ha csak 3 évet veszünk, akkor 3 év alatt 28.880.000 jön be, 14.400.000 Ft megy el költségekre, azaz 14.400.000 marad. Ha ezt levonjuk az eredetileg ajánlott 40 millióból, akkor simán adhatunk egy 25 milliós ajánlatot, amivel az ügyfél nagyon boldog lesz. És mi is, mert 3 év alatt bejön a ráfordítás, utána pedig minden év support mondhatni már csak ajándék.